Hoe kan je als startende ondernemer je btw-verplichtingen minimaliseren?

Als zelfstandige moet je afhankelijk van je activiteit al dan niet een btw-boekhouding bijhouden en periodiek btw-aangiftes indienen. Daarbij draag je enerzijds de verschuldigde btw af over de geleverde goederen of diensten en kan je anderzijds de btw die je zélf betaalde op aankopen aftrekken.

Heb je jaarlijks minder dan 25.000 euro omzet? Dan kan je opteren voor de btw-vrijstellingsregel voor kleine ondernemingen. Daarmee heb je alvast één ‘to do’ minder op je lijst, maar is er ook een keerzijde?

Geen btw aanrekenen = geen btw aftrekken

Opteer je voor de vrijstellingsregeling dan kan je in geen enkel geval de zélf betaalde btw aftrekken op aankopen. Moet je grote investeringen doen om je zaak op te starten of loop je veelal kosten op met btw? Dan is de vrijstellingsregeling allicht niet de beste keuze.

Waarom toch kiezen voor de vrijstellingsregeling?

Zijn de kosten die je oploopt met btw daarentegen eerder beperkt of weegt de administratieve rompslomp niet op tegen de btw-kost dan kan je opteren voor de vrijstellingsregeling. Maar wat houdt dit nu juist in?

In hoofdzaak komt het er op neer dat de ondernemer geen btw hoeft af te dragen over de geleverde goederen of diensten en dan ook geen periodieke btw-aangifte hoeft in te dienen.

Beperkte verplichtingen

Let wel de ondernemer blijft gehouden tot het voeren van een minimale btw-boekhouding en mag alvast de jaarlijkse klantenlijst niet uit het oog verliezen.

Dat is een overzicht van elke klant met een Belgisch btw-nummer waaraan goederen of diensten werden geleverd voor minstens 250 EUR. Heb je dat jaar geen enkele klant aan te geven dan moet je geen aangifte indienen.

Koop je goederen aan uit het buitenland? Ook dan zijn er nog een aantal verplichtingen die je als ondernemer moet naleven.

Een gouden tip

Denk aan de toekomst bij je prijszetting! Stel dat je bedrijf groeit en je de kaap van 25.000 euro overschrijdt: dan moet je plots wél btw vragen. Bestaat je klantenbestand grotendeels uit particulieren en wil je je marge behouden, betekent dit mogelijks een fikse prijsverhoging voor je klanten. Daarom zet je beter al van bij de start je prijzen marktconform.

Conclusie: niet altijd een troef

De administratieve voordelen wegen niet altijd op tegen de nadelen: je boekhouding moet nog steeds piekfijn in orde zijn, je moet je omzet in de gaten houden én je kan de btw op je aankopen niet terugvorderen.

De vrijstelling is echter ideaal voor student-ondernemers of zelfstandigen in bijberoep met particuliere klanten. Zo kan je een cent bijverdienen met je hobby of eens proeven van ondernemen.

Lijkt het iets voor jou? Vraag raad aan boekhouder of accountant voor je een keuze maakt.

bijdrage door SBB Accountants & Adviseurs