Hier bundelen we de vaakst voorkomende vragen – en antwoorden – over ondernemen als jongere.

Algemene opstartvragen

Start je als zelfstandige, dan moet je een juridische vorm voor je zaak kiezen.

Je moet natuurlijk nog een aantal zaken in orde brengen om je onderneming te starten. Hier lees je welke.

De meeste starters gaan voor een eenvoudige eenmanszaak. Maar als een vennootschap het best past bij je businessidee, dan rest de vraag: in welke vorm? Tot 2019 bestonden maar liefst 17 (!) vennootschapsvormen. Die wildgroei is nu teruggeschroefd. Vanaf 1 mei 2019 kies je uit 4 nieuwe basisvormen:

  1. BV: de besloten vennootschap is de standaardvorm, zeker voor starters. Je kan een BV alleen oprichten, er is geen startkapitaal nodig en aandeelhouders kunnen flexibel in- en uitstappen.
  2. NV: de naamloze vennootschap is er voor iets grotere ondernemingen (zoals beursgenoteerde bedrijven), met een minimumkapitaal van 61.500 euro. 
  3. CV: coöperatieve vennootschappen dienen voor organisaties met een ‘gemeenschappelijk gedachtegoed’ (waarbij niet alleen winst, maar ook een collectief doel centraal staat).
  4. Maatschap (met Comm.V en VOF als subcategorieën): deze ‘lichtere’ vormen hebben minder voordelen qua aansprakelijkheid en kan je oprichten zonder verplichte stop bij de notaris. 

Hieronder zie je de vennootschapsvormen met de eigenschappen die hen definiëren. Voor meer informatie, raadpleeg een expert in ons netwerk. 


maatschapVOFComm.VBVCVNV
Wat met aansprakelijkheid? Onbeperkt of beperkt voor stille maatOnbeperktBeperkt voor stille vennoten, onbeperkt voor beherende vennotenBeperktBeperkt Beperkt
Hoe oprichten?Onderhandse akte volstaatOnderhands akte volstaatOnderhands akte volstaatNotariële akteNotariële akteNotariële akte 
Minimaal aantal vennoten?222131
Minimumkapitaal?NeeNeeNeeNeeNee61.500 euro
Jaarrekening?Meestal nietMeestal nietMeestal nietJaJaJa

Goed om te weten: kies wijselijk, maar je bent uiteraard niet levenslang gebonden aan een juridische vorm. Als je zaak evolueert (in activiteiten, omzet, partners …) kan je altijd switchen van de ene vennootschapsvorm naar de andere. De juridische vorm heeft ook een grote impact op het financiële en zakelijke plaatje van je onderneming.

Met dank aan SBB Accountants & Adviseurs 

Wanneer moet ik (niet) factureren?

Verkoop je aan zelfstandigen, bedrijven of overheden, dan is een factuur in principe altijd verplicht. Voor particulieren hoef je normaal gezien geen factuur uit te schrijven. Daar zijn enkele uitzonderingen op: de verkoop en herstellingen van auto’s (of onderdelen ervan), diensten rond verhuizing of meubelbewaring, en de verkoop van gebouwen en werken eraan.

Eigenlijk is basiskennis over factureren altijd een must. Zelfs als je je vooral tot particulieren richt, is de kans reëel dat ooit een bedrijf bij jou aanklopt. En dat kan je uiteraard niet zomaar afwimpelen.

Wat moet er op mijn factuur?

Deze zaken moeten wettelijk op elke factuur:

  • Volgnummer: elke factuur heeft een uniek nummer. Die volgnummers moeten ononderbroken doorlopen. Na factuur 123 mag dus niet factuur 125 komen.
  • Je gegevens: je bedrijfsnaam, adres, btw-nummer en bankrekeningnummer.
  • RPR-adres: heb je een vennootschap, dan vermeld je de juiste rechtbank van koophandel in je regio.
  • Klantgegevens: de bedrijfsnaam, adres en btw-nummer van je klant.
  • Datums: de datum van de uitreiking van de factuur én de levering van je aanbod.
  • Omschrijvingen: beschrijf kort maar concreet elke dienst of elk product.
  • Hoeveelheden en eenheidsprijzen: de prijs per stuk/meter/uur/… en het aantal.
  • Maatstaf van heffing: de totaalprijs exclusief btw. Let op: hanteer je meerdere btw-tarieven, omdat je bijvoorbeeld verschillende soorten producten verkoopt, dan bereken je die totaalprijs per btw-tarief.
  • Btw-tarieven: de btw-tarieven van al je diensten/producten, de btw-bedragen in absolute cijfers en het totaal van alle btw.
  • Kortingen: eventuele kortingen trek je af op het totaalbedrag exclusief btw.
  • Bijkomende btw-vermeldingen: als je factureert naar het buitenland, moet je meestal ‘btw verlegd’ vermelden. Ook als je vrijgesteld bent van btw, vermeld je dit op je factuur. Straks meer over die btw-bijzonderheden.

Niet verplicht, wel een aanrader: je algemene voorwaarden, waarin je kort je werkwijze en spelregels opsomt. Kom je later in de problemen door een klant die niet of te laat betaalt, dan bewijzen die ‘kleine lettertjes’ dat je recht in je schoenen staat. Vermeld ook de termijn waarbinnen je graag de betaling ontvangt – in de praktijk meestal enkele weken.

Tip: let ook op inkomende facturen

Als zelfstandige waak je best ook over de facturen van je leveranciers. Bij een fout kan een controleur de btw die je normaal mag aftrekken, terug verwerpen. Spot je een onvolledigheid? Geef je leverancier dan zeker een seintje.

Hoeveel btw moet ik rekenen?

Factureren is op zich vrij rechttoe rechtaan, maar soms speelt de btw spelbreker. Zo moet je eerst weten welk tarief gangbaar is in je sector – meestal is dat  Ook voor buitenlandse klanten is het zaakje wat complexer: zo verschillen de btw-regels tussen goederen en diensten, particulieren en bedrijven, en EU- en niet-EU-landen.

Maar misschien hoef je je van btw weinig aan te trekken. Bij je start als zelfstandige kan je namelijk opteren voor de zogenoemde ‘btw-vrijstelling’. Dan mag je jaarlijks maximaal 25.000 euro omzet draaien zonder je klanten btw aan te rekenen. Lijkt interessant, maar er is een keerzijde: btw die je zélf aan leveranciers betaalde, kan je niet meer aftrekken. Worstel je met btw-tarieven? Wij helpen je graag verder.

Hoe bewaar ik verzonden facturen?

Eenmaal je factuur de deur uit is – uiterlijk de 15de van de maand waarna je leverde – hou je een dubbel exemplaar bij. Schep zoveel mogelijk orde in de papierberg, door uitgaande facturen, inkomende facturen en andere documenten (zoals btw-bonnen) te scheiden. Op die manier maak je het je boekhouder makkelijk en bespaar je op de kost ervan.

Tot slot: op alle facturen geldt een wettelijke bewaartermijn van 7 jaar. Eén uitzondering: documenten over de aankoop van een nieuw onroerend goed bewaar je 15 jaar. Hou dus alles nauwkeurig bij, liefst digitaal (via een clouddienst zoals Dropbox of Google Drive). Let wel: je moet ook de ‘echtheid’ van je factuur kunnen aantonen. Lees: tegenover elke factuur moet een bewijsstuk staan, zoals een rekeninguittreksel.

Een eigen zaak opstarten?

Onze startersgids loodst je snel doorheen alle formaliteiten. Liever een vrijblijvend gesprek? Maak een afspraak met een SBB-startersadviseur in je buurt.

Originele post door Nathalie Put van SBB Gent. Met dank!

Als ondernemende student zit je vol ideeën die je met je vlotte babbel ook goed verkocht krijgt. Maar ondernemen is meer dan dat. Als student-zelfstandige krijg je immers heel wat administratieve verplichtingen voorgeschoteld: facturen opmaken en opvolgen, kosten bijhouden, BTW-aangiftes, klantenlijsten opstellen, …

Boring? Misschien wel, maar het hoort er nu eenmaal bij. Of toch niet….

Wat is payrolling?

Wat doe je als een opdrachtgever met een aanlokkelijke opdracht staat te zwaaien maar je geen BTW-nummer hebt om een factuur op te maken? Ga eens aankloppen bij een payrollbedrijf zoals Tentoo. Zij kunnen voor jou de facturatie doen en zorgen er tegelijk voor dat je wettelijk in orde bent. Via het payrolling systeem kan je perfect aan de slag als freelancer zonder zelfstandigenstatuut in opdracht van eender welk onderneming of organisatie.

Hoe werkt payrolling?

Juridisch gezien valt werken via een payrollkantoor onder de wetgeving voor interimwerk. Er ontstaat een relatie tussen de opdrachtgever en het payrollkantoor. Het payrollkantoor maakt de facturen op basis van de afspraken die jij hebt afgesloten met de opdrachtgever. De opdrachtgever betaalt vervolgens aan het payrollkantoor. Tussen jou en het payrollkantoor ontstaat er een interimrelatie. Het payrollkantoor betaalt jou een netto salaris uit.

De voordelen van payrolling

  • Je hoeft geen zelfstandigenstatuut aan te nemen, maar je kan even flexibel werken
  • Je hoeft je niets aan te trekken van de wettelijk verplichte administratie zoals sociale bijdragen, bedrijfsvoorheffing, aangiftes bij RSZ, enz…. Het payrollkantoor regelt dit allemaal. Jij kan je dus gewoon focussen op de opdracht en op het cashen van je zuurverdiende centen.
  • Je hebt geen last van laattijdige betalers of wanbetalers. Jij ontvangt sowieso je geld van het payrollkantoor, ook al betaalt de opdrachtgever niet of gaat hij failliet.
  • Je werkt op interimbasis en je ontvangt dus een nettoloon. Het is de opdrachtgever die RSZ-bijdragen zal betalen op je brutoloon. Je moet je dus niet aansluiten bij een zelfstandige kas.
  • Je geniet dezelfde rechten als een interimaris bij een groot interimkantoor. In het algemeen bouw je rechten op in het sociale zekerheids- en pensioenstelsel. Je geniet ook van het recht op een werkloosheidsuitkering, op feest- en ziektedagen, vakantiegeld, een eindejaarspremie, enz.
  • Tentoo ondersteunt je ook bij het opvolgen van documenten, sociaaljuridische vragen, arbeidsongevallen, enz.

Payrolling tarieven

Net zoals bij interimkantoren worden de tarieven van payrollkantoren uitgedrukt als coëfficiënt t.o.v. het bruto salaris. Bij traditionele interimkantoren ligt deze coëfficiënt tussen de 2 en 2,20. Bij een payrollkantoor ligt die tussen 1,75 en 1,81. Wat betekent dit? We leggen het uit met een voorbeeld. Als je in het geval van een coëfficiënt van 1,75 een bruto bedrag van 1.000 euro wil verdienen, zal de opdrachtgever een factuur ontvangen van 1.750 euro.

Bij Payrollkantoor Tentoo wordt het tarief uitgedrukt als 8% commissie op het totale factuurbedrag. Een kleine kost als je ziet wat je daar allemaal voor terugkijkt.

Benieuwd naar hoeveel centen je op het einde van de rit overhoudt? Simuleer nu je loon.

 Bram_Thiry_TENTOO.png

door Bram Thiry

met dank aan Tentoo

Ja dat kan:
Switchen van een eenmanszaak naar een vennootschap:
Het ondernemingsnummer van de eenmanszaak zal worden stopgezet en er zal een ondernemingsnummer voor de vennootschap worden opgestart.
Switchen van de ene vennootschapsvorm naar de andere:
Dit kan via een publicatie gewijzigd worden, maar hou er rekening mee dat de voorwaarden van de nieuwe vennootschapsvorm moeten nageleefd zijn. Hiervoor wordt er best een boekhouder gecontacteerd.

bijdrage door Xerius

Om een onderneming op te starten moet je het volgende in orde brengen. Een expert kan je hierin begeleiden.

Wat moet je eerst bepalen?

  1. Weten welke activiteiten je gaat uitoefenen.
  2. Een naam kiezen voor je zaak, die je eventueel als officiële handelsbenaming kan gebruiken.
  3. Een juridische ondernemingsvorm kiezen: eenmanszaak of vennootschap? Hier lees je wat de verschillen zijn. De meeste starters gaan voor een eenvoudige eenmanszaak. Er bestaan daarnaast ook vier soorten vennootschappen (sinds de hervorming in mei 2019). Samen met een ondernemersloket of boekhouder bekijk je de beste ondernemingsvorm voor jouw businessidee.

Wat moet je daarna in orde brengen?

  1. Een zakelijke bankrekening openen.
  2. Een ondernemingsnummer aanmaken en je onderneming registreren in de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO).
  3. Je als zelfstandige aansluiten bij het sociaal verzekeringsfonds (sociale bijdragen).
  4. De btw ervan op de hoogte brengen dat je van start gaat met btw-plichtige activiteiten.
  5. Andere opstartformaliteiten, zoals de aanvraag van bepaalde vergunningen voor specifieke sectoren en je aansluiten bij een ziekenfonds.

En wat kost dat?

  • 88,5 euro (wettelijk tarief) per vestiging voor de inschrijving als handelsonderneming in de KBO. Als je bedrijf in Gent gevestigd is krijg je dat bedrag terugbetaald.
  • 55 euro (+21% btw) voor de activatie van je ondernemingsnummer als btw-nummer (indien van toepassing).
  • Eventueel de kostprijs van je vergunning, afhankelijk van je activiteiten.

Meer weten of hulp nodig? Contacteer Xerius. Met Xerius Drive ben je zeker dat je niets hebt gemist: https://drive.xerius.be/nl/IdeeStarten met ondernemen? Op de website vind je alle info: https://www.xerius.be/nl-be/zelfstandig-worden.

Met dank aan Ann Schoenmaekers van Xerius

bijdrage door Xerius

Een ondernemingsnummer dient wel geactiveerd te worden bij de BTW. Indien de activiteit echter BTW Vrijgesteld is volgens artikel 44, dan dient er geen BTW activatie te gebeuren.

bijdrage door Xerius

Als zelfstandige moet je afhankelijk van je activiteit al dan niet een btw-boekhouding bijhouden en periodiek btw-aangiftes indienen. Daarbij draag je enerzijds de verschuldigde btw af over de geleverde goederen of diensten en kan je anderzijds de btw die je zélf betaalde op aankopen aftrekken.

Heb je jaarlijks minder dan 25.000 euro omzet? Dan kan je opteren voor de btw-vrijstellingsregel voor kleine ondernemingen. Daarmee heb je alvast één ‘to do’ minder op je lijst, maar is er ook een keerzijde?

Geen btw aanrekenen = geen btw aftrekken

Opteer je voor de vrijstellingsregeling dan kan je in geen enkel geval de zélf betaalde btw aftrekken op aankopen. Moet je grote investeringen doen om je zaak op te starten of loop je veelal kosten op met btw? Dan is de vrijstellingsregeling allicht niet de beste keuze.

Waarom toch kiezen voor de vrijstellingsregeling?

Zijn de kosten die je oploopt met btw daarentegen eerder beperkt of weegt de administratieve rompslomp niet op tegen de btw-kost dan kan je opteren voor de vrijstellingsregeling. Maar wat houdt dit nu juist in?

In hoofdzaak komt het er op neer dat de ondernemer geen btw hoeft af te dragen over de geleverde goederen of diensten en dan ook geen periodieke btw-aangifte hoeft in te dienen.

Beperkte verplichtingen

Let wel de ondernemer blijft gehouden tot het voeren van een minimale btw-boekhouding en mag alvast de jaarlijkse klantenlijst niet uit het oog verliezen.

Dat is een overzicht van elke klant met een Belgisch btw-nummer waaraan goederen of diensten werden geleverd voor minstens 250 EUR. Heb je dat jaar geen enkele klant aan te geven dan moet je geen aangifte indienen.

Koop je goederen aan uit het buitenland? Ook dan zijn er nog een aantal verplichtingen die je als ondernemer moet naleven.

Een gouden tip

Denk aan de toekomst bij je prijszetting! Stel dat je bedrijf groeit en je de kaap van 25.000 euro overschrijdt: dan moet je plots wél btw vragen. Bestaat je klantenbestand grotendeels uit particulieren en wil je je marge behouden, betekent dit mogelijks een fikse prijsverhoging voor je klanten. Daarom zet je beter al van bij de start je prijzen marktconform.

Conclusie: niet altijd een troef

De administratieve voordelen wegen niet altijd op tegen de nadelen: je boekhouding moet nog steeds piekfijn in orde zijn, je moet je omzet in de gaten houden én je kan de btw op je aankopen niet terugvorderen.

De vrijstelling is echter ideaal voor student-ondernemers of zelfstandigen in bijberoep met particuliere klanten. Zo kan je een cent bijverdienen met je hobby of eens proeven van ondernemen.

Lijkt het iets voor jou? Vraag raad aan boekhouder of accountant voor je een keuze maakt.

bijdrage door SBB Accountants & Adviseurs

 Premies en subsidies zijn een niet te onderschatten geldbron voor vele starters. Naast eigen geld, ondersteuning van supporters (de zogenoemde ‘friends, family & fools’), privé-investeerders en leningen, kunnen ze een goede aanvulling zijn in je financieringsmix.

Subsidiedatabank: bos door de bomen

De overheid heeft tal van steunmaatregelen gecreëerd om het bedrijfsleven – dus ook starters – te ondersteunen. Maar om een volledig beeld te krijgen van alle premies en subsidies, moet je al stevig wat research verrichten. Deze bron helpt je alvast om het bos door de bomen te zien: de subsidiedatabank van het Agentschap Innoveren & Ondernemen. Die bevat steunmaatregelen op alle niveaus: provinciaal, Vlaams, federaal en Europees.

Let wel: lang niet alles in deze databank is toegespitst op starters. Gebruik daarom de zoekcriteria om een selectie uit te voeren op maat van je zaak.

Kmo-portefeuille voor advies en opleiding

Dit is een van de bekendste overheidssubsidies. Via de kmo-portefeuille kan je tot 40% subsidie krijgen, met een maximum van 10.000 euro per jaar voor kleine ondernemingen en tot 30% subsidie tot een maximum van € 15.000 per jaar, en dit voor opleidingen en advies.

Om kans te maken op deze tussenkomst, moet je wel beroep doen op een erkende dienstverlener, zoals SBB. Enkele adviezen die in aanmerking komen: een investeringsanalyse, een waardering van je onderneming, advies om je ondernemingsvorm te wijzigen, enzovoort.

Om een beroep te kunnen doen op de kmo-portefeuille moet je wel al over een ondernemingsnummer beschikken!

Finmix: voor innovatieve projecten en stevige ambities

Heb je een risicovol project in de steigers? Lees: je zaak zal niet meteen winstgevend zijn en je kan op voorhand het rendement moeilijk inschatten? Dan is Finmix mogelijk iets voor jou. Je krijgt de kans om je plannen uit de doeken te doen aan een panel van financieringsexperts, waarna zij je adviseren over de ideale financieringsmix. Enkel projecten waarvoor risicokapitaal nodig is, komen in aanmerking.

Tot slot: vergeet ook je gemeente niet

Niet in de subsidiedatabank, maar zeker het verkennen waard: subsidies, premies en andere financiële steun van je stad of gemeente. Zeker de grotere steden komen geregeld tussenbeide bij je startersplannen, als je die steun tenminste zelf aanvraagt. Slechts één voorbeeld: het starterscontract in Gent, waarmee je maximaal 5.000 euro aan professionele opleidingen en advies kan recupereren.

Zeker zijn dat je geen nieuwe steunmaatregel misloopt? Surf zeker even naar de site van je gemeente of neem contact op met je lokaal bestuur.

Bijdrage door SBB Accountants & Adviseurs

Eén businessidee maakt je onderneming niet. Vervolgens heb je nog enkele cruciale beslissingen voor de boeg. Een van de eerste is of je een eenmanszaak of een vennootschap opricht. Veel starters kiezen een eenmanszaak omdat dit lage oprichtingskosten en -voorwaarden heeft, maar in sommige gevallen is een vennootschap dan weer meer geschikt.

De keuze van je ondernemingsvorm brengt een resem gevolgen (financieel en praktisch) met zich mee. Precies daarom is dit geen beslissing om overhaast te nemen. In de praktijk bekijk je samen met je boekhouder of accountant de opties en hak je na rijp beraad de knoop door.

Aparte rechtspersoonlijkheid: troef voor de vennootschap

Het grootste verschil tussen de twee is de ‘aansprakelijke persoon’: naar wie gaat de winst en wie betaalt de rekeningen? In een eenmanszaak ben jij dit persoonlijk. Alle winst is dus voor jou. Kom je echter in financiële problemen, dan kunnen schuldeisers beslag leggen op je persoonlijke bezit.

In het andere geval is het je vennootschap (als ‘rechtspersoon’) die verbintenissen aangaat, winst ontvangt en aansprakelijk is in geval van schulden. Bij problemen blijf je dus buiten schot, tenzij het om een vennootschapsvorm gaat waarbij de (werkende) vennoten aansprakelijk zijn voor de schulden.

Oprichting: eenvoudiger in de eenmanszaak

Om een eenmanszaak op te richten, open je een rekening en schrijf je je in bij een ondernemingsloket. Een vennootschap oprichten kost iets meer moeite en geld. Je hebt bijvoorbeeld startkapitaal en een financieel plan nodig. Bovendien moet je bij sommige vennootschapsvormen   nog langs de notaris.

Belastingen: optimalisatie voor vennootschappen

In een eenmanszaak betaal je personenbelasting op al je winst. Je belasting wordt berekend in schijven tussen de 25 en 50%. Het tarief voor (kleine) vennootschappen is 29,58% (en 20% vanaf 2020). Als zaakvoerder betaal je ook wel personenbelasting, maar er bestaan nog tal van middelen voor ‘fiscale optimalisatie’. Lees: financieel voordelige manieren om jezelf als zaakvoerder netto iets meer uit te reiken.

Meestal wordt een vennootschap financieel interessanter vanaf een bepaalde nettowinst – dus zodra je als eenmanszaak té veel belastingen zou betalen. Je boekhouder maakt voor jou de balans op.

Administratie: minder complex in een eenmanszaak

Bij een vennootschap komen meer verplichtingen kijken dan bij een eenmanszaak. Elk besluit moet bijvoorbeeld tijdens een vergadering worden genomen. In een eenmanszaak heb jij zelf alle beslissingsrecht.

Daarnaast volstaat in een eenmanszaak een ‘enkelvoudige’ boekhouding onder de grens van 500.000 euro omzet, terwijl vennootschappen – of hun boekhouder – een ‘dubbele’ boekhouding moeten bijhouden.

Eenmanszaak Vennootschap
Belangrijkste voordelen Belangrijkste voordelen
·         Weinig oprichtingskosten en geen startkapitaal ·         Optimalisatie fiscale bijdragen mogelijk
·         Eenvoudige boekhouding ·         Je privévermogen is veiliggesteld
·         Zelf snel beslissingen nemen ·         Ook andere vennoten kunnen investeren
Belangrijkste nadelen Belangrijkste nadelen
·         Onbeperkte aansprakelijkheid betekent financiële risico’s ·         Meer wettelijke formaliteiten
·         Personenbelasting op je hele winst ·         Dure en complexe opstartprocedure
·         Enkel eigen geld om te investeren ·         Verplicht startkapitaal

Samengevat: richt je alleen een onderneming op met weinig risico’s? Dan is een eenmanszaak vaak de beste keuze. Bij groei kan je altijd overschakelen. Richt je met meerdere personen een zaak op waarbij je al meteen grote investeringen inplant? Dan is een vennootschap meestal aangewezen. Daarmee is de kous echter niet af: er bestaan een zevental (courante) vennootschapsvormen. In onze startersgids vind je een compleet overzicht.

Twijfels over de aangewezen ondernemingsvorm voor je zaak? Vraag raad aan je boekhouder of accountant.  Een eerste gesprek is steeds vrijblijvend! 

 SBB Accountants & Adviseurs

Load More

 

Heb je een vraag die je hierboven niet terugvindt? Give a FAQ: