Een correcte factuur opstellen: 4 veelgestelde vragen

Wat moet er op een factuur staan? Nathalie van SBB schreef hierover een nuttige post.

Schermafbeelding 2017-03-07 om 16.01.18

Vaak is het een van de eerste hoogtepunten als je uit de startblokken schiet als ondernemer: die eerste factuur die buitengaat. Liefst is die ook volledig en volgens de wettelijke regels van de kunst opgesteld. Dankzij deze vier veelgehoorde vragen – met glasheldere antwoorden – factureer je straks gezwind.

Wanneer moet ik (niet) factureren?

Verkoop je aan zelfstandigen, bedrijven of overheden, dan is een factuur in principe altijd verplicht. Voor particulieren hoef je normaal gezien geen factuur uit te schrijven. Daar zijn enkele uitzonderingen op: de verkoop en herstellingen van auto’s (of onderdelen ervan), diensten rond verhuizing of meubelbewaring, en de verkoop van gebouwen en werken eraan.

Eigenlijk is basiskennis over factureren altijd een must. Zelfs als je je vooral tot particulieren richt, is de kans reëel dat ooit een bedrijf bij jou aanklopt. En dat kan je uiteraard niet zomaar afwimpelen.

Wat moet er op mijn factuur?

Deze zaken moeten wettelijk op elke factuur:

  • Volgnummer: elke factuur heeft een uniek nummer. Die volgnummers moeten ononderbroken doorlopen. Na factuur 123 mag dus niet factuur 125 komen.
  • Je gegevens: je bedrijfsnaam, adres, btw-nummer en bankrekeningnummer.
  • RPR-adres: heb je een vennootschap, dan vermeld je de juiste rechtbank van koophandel in je regio.
  • Klantgegevens: de bedrijfsnaam, adres en btw-nummer van je klant.
  • Datums: de datum van de uitreiking van de factuur én de levering van je aanbod.
  • Omschrijvingen: beschrijf kort maar concreet elke dienst of elk product.
  • Hoeveelheden en eenheidsprijzen: de prijs per stuk/meter/uur/… en het aantal.
  • Maatstaf van heffing: de totaalprijs exclusief btw. Let op: hanteer je meerdere btw-tarieven, omdat je bijvoorbeeld verschillende soorten producten verkoopt, dan bereken je die totaalprijs per btw-tarief.
  • Btw-tarieven: de btw-tarieven van al je diensten/producten, de btw-bedragen in absolute cijfers en het totaal van alle btw.
  • Kortingen: eventuele kortingen trek je af op het totaalbedrag exclusief btw.
  • Bijkomende btw-vermeldingen: als je factureert naar het buitenland, moet je meestal ‘btw verlegd’ vermelden. Ook als je vrijgesteld bent van btw, vermeld je dit op je factuur. Straks meer over die btw-bijzonderheden.

Niet verplicht, wel een aanrader: je algemene voorwaarden, waarin je kort je werkwijze en spelregels opsomt. Kom je later in de problemen door een klant die niet of te laat betaalt, dan bewijzen die ‘kleine lettertjes’ dat je recht in je schoenen staat. Vermeld ook de termijn waarbinnen je graag de betaling ontvangt – in de praktijk meestal enkele weken.

Tip: let ook op inkomende facturen

Als zelfstandige waak je best ook over de facturen van je leveranciers. Bij een fout kan een controleur de btw die je normaal mag aftrekken, terug verwerpen. Spot je een onvolledigheid? Geef je leverancier dan zeker een seintje.


Hoeveel btw moet ik rekenen?

Factureren is op zich vrij rechttoe rechtaan, maar soms speelt de btw spelbreker. Zo moet je eerst weten welk tarief gangbaar is in je sector – meestal is dat  Ook voor buitenlandse klanten is het zaakje wat complexer: zo verschillen de btw-regels tussen goederen en diensten, particulieren en bedrijven, en EU- en niet-EU-landen.

Maar misschien hoef je je van btw weinig aan te trekken. Bij je start als zelfstandige kan je namelijk opteren voor de zogenoemde ‘btw-vrijstelling’. Dan mag je jaarlijks maximaal 25.000 euro omzet draaien zonder je klanten btw aan te rekenen. Lijkt interessant, maar er is een keerzijde: btw die je zélf aan leveranciers betaalde, kan je niet meer aftrekken.

Worstel je met btw-tarieven? Wij helpen je graag verder.

Hoe bewaar ik verzonden facturen?

Eenmaal je factuur de deur uit is – uiterlijk de 15de van de maand waarna je leverde – hou je een dubbel exemplaar bij. Schep zoveel mogelijk orde in de papierberg, door uitgaande facturen, inkomende facturen en andere documenten (zoals btw-bonnen) te scheiden. Op die manier maak je het je boekhouder makkelijk en bespaar je op de kost ervan.

Tot slot: op alle facturen geldt een wettelijke bewaartermijn van 7 jaar. Eén uitzondering: documenten over de aankoop van een nieuw onroerend goed bewaar je 15 jaar. Hou dus alles nauwkeurig bij, liefst digitaal (via een clouddienst zoals Dropbox of Google Drive). Let wel: je moet ook de ‘echtheid’ van je factuur kunnen aantonen. Lees: tegenover elke factuur moet een bewijsstuk staan, zoals een rekeninguittreksel.

Een eigen zaak opstarten?

Onze startersgids loodst je snel doorheen alle formaliteiten. Liever een vrijblijvend gesprek? Maak een afspraak met een SBB-startersadviseur in je buurt.

Originele post door Nathalie Put van SBB Gent. Met dank!

Geef een reactie

Vul je gegevens in of klik op een icoon om in te loggen.

WordPress.com logo

Je reageert onder je WordPress.com account. Log uit / Bijwerken )

Twitter-afbeelding

Je reageert onder je Twitter account. Log uit / Bijwerken )

Facebook foto

Je reageert onder je Facebook account. Log uit / Bijwerken )

Google+ photo

Je reageert onder je Google+ account. Log uit / Bijwerken )

Verbinden met %s